Kanban-Board

Die Methode Kanban-Board wird in vielen Bereichen zur Visualisierung und Steuerung von Arbeitsprozessen eingesetzt. Durch die Einteilung von Aufgaben in verschiedene Bearbeitungsstufen lassen sich Arbeitsfortschritte nachvollziehen und Abläufe koordinieren. Ziel der Methode ist die Gestaltung eines digitalen oder analogen Boards für den Überblick laufender und abgeschlossener Veränderungsprozesse.

Das Kanban-Prinzip lässt sich beispielsweise für das Ideenmanagement einsetzen. Ideen für Verbesserungsvorschläge werden gesammelt und in der Umsetzung transparent visualisiert. Dabei ist die Zugänglichkeit für alle Beteiligten für einen partizipativen Ansatz wichtig.

Schritt 1. Bearbeitungsstufen festlegen

Auf dem Kanban-Board werden verschiedene Stadien durch Spalten dargestellt (z. B. offen oder Ideensammlung – in Planung – in Bearbeitung – erledigt). Die Bezeichnungen können an den jeweiligen Anwendungsfall angepasst werden. Das Board kann digital (z. B. als Teil einer organisationsinternen Software) oder physisch (z. B. als Aushang im Büro mit einer Pinnwand, Moderationskarten und Spaltenbeschriftungen) verwendet werden. Es sollte für die betreffenden Beschäftigten und Leitungskräfte zugänglich sein.

Schritt 2: Aufgaben erfassen

Zunächst werden Aufgaben oder Ideen gesammelt, auf Kärtchen geschrieben und in die erste Spalte geklebt. Bei der Formulierung der Verbesserungsideen im Ideenmanagement empfiehlt es sich, auf das Format der User Story zurückzugreifen. Eine User Story definiert eine Idee über den Wunsch einer Rolle zu einem bestimmten Zweck (z. B. Als Elternteil [Rolle] wünsche ich mir eine App [Wunsch], um an Termine in der Kita erinnert zu werden [Zweck]).

Schritt 3: Bearbeitungsstand visualisieren

Die Karten durchlaufen im darauffolgenden entsprechend ihres aktuellen Status die weiteren Spalten des Kanban-Boards, indem sie in die nächste Spalte geklebt werden. Dadurch ist auf einen Blick erkennbar, welche Aufgaben noch offen sind, woran aktuell gearbeitet wird und was bereits abgeschlossen wurde.

Schritt 4. Board aktuell halten

Dabei ist es notwendig, dass das Board von einer verantwortlichen Person gepflegt wird. Diese Person koordiniert die Platzierung der Karten und ist gleichzeitig für die Planung, Bearbeitung und Evaluation der Veränderungsideen zuständig.